♪新米総務日記２００３
＊月＊日
演奏会準備の役員会、いまいち全体像が見えない。とりあえず
メンツをみて、総務が降ることを覚悟、降るまで待つのも
煩雑なのであきらめて申し出てしまう。フェラインの茂木さんと
ベテラン総務だったタケモリさんにメールを出して、どう
覚悟すればいいか、とか聞く。
＊月＊日
人数がハッキリしないなかで、集金は始めないと、月賦払いの
ひとがこまる、ということで、出席簿を加工して演奏会用の
名簿を作り、プリントアウト１枚は渡辺さんにお渡しする。
その後の変更は渡辺さん側で押さえてくださる。元のファイルは
更新されないわけなので、その後の変更は渡辺さんに直に聞いた。
この名簿で弁当やレセプションの予約人数を見積もった。が、
当時ハッキリしなかったことがあって、結局ちょっと数え間違えて
しまった(^^;)。
＊月＊日
・ムサブンに下見に行く。
・ホールや控室の見取り図などの資料をもらう。ホールとの
打ち合わせに連れていってねと頼んだけれど、結局いつ
行ったのか知らないので、ここでもらった資料がデータの
ほぼ全てとなった（後は前回ムサブン演奏会のＨＰログ）。
下見してよかった。
・資料をよく読むと、雨天のときはお客様用の傘袋を買う、とか
あって、このホールは煩雑だ。
・ホール内のレストランに行き、レセプションと弁当を予約。
弁当は、カタログがないので、「和食か洋食か」と値段で
想像力の世界。
８月１６日（土）
・レセプションのレストランから電話があり、時間的に
ダブる他の予約を入れられるかの問い合わせ。予約は
早すぎかもと思っていたが、とんでもない！終演の
おおよその時刻とおおよその参加人数がわかったら
即座に予約するのが正しい！
８月２６日（土）
・来年の府中の森芸術劇場ウィーンホールにようやく
キャンセルが出た。２００４年１１月１４日（日）マチネ。
昨日の夕刻に出たと確認し、団長と指揮者に連絡して
ホールを押さえる。やれやれ。
＊月＊日
・挟み込みは２箇所にお願いしたが、私自身が参加できなかった
こともあり、みんなに迷惑をかけた。また、事前事後に
あれつきがあったため、とりあえず今年は自分で撒く
ことにした（消極的！）
・これまで自主的に行ってきたネット上の宣伝も、あとで
何か言われたら、と思うと踏み切れない。HPには刷り物係
からのご厚意で載せてあるから、いいか、とか（超消極的！）
１０月１３日（月）
ちょっと遅れたがレストランに１週間前の連絡。
レセプションの人数、最低保障人数、弁当の数など。
【レセプション関係、今年の変更】
・普段から団と関係のあるソリストからは会費をいただく。
・受付の方々は早くお帰りになりたいとのことで、
お弁当をお出しし、レセプションはノーカウントとする。
（いらしたら御招待する）
・レセプションの集金にはチケットを発行する
１０月１６日（木）
・弁当の数が変更になったが間に合わない。
（数え間違えてた！オケを弦４部のみで数え、
一応非番ではある常任伴奏者を失念していた。）
・昨年の受付マニュアルを今年用に編集したものを
演奏会係氏に見ていただく。
・オケのゲスト演奏者の姓名がようやく判明(^^)
・当日時程がようやく判明、挟み込み団体に
時間を連絡。（間に合わなかったが）
・ステマネさんについては、「お願いはします」と
いうことで、まだどなたにお願いするかがわかって
いないらしい。
１０月１７日（金）
・印刷用の買い物と印刷
●レセプションのチケット●お弁当に貼るシール
●受付掲示物（今年は親子室はなし）、予備を入れ２枚ずつ。
●控室の部屋割り●受付マニュアル2003年版
（全部終わったら朝の４時、来年からは前々日より前に
データが欲しいものだ）
・演奏会会計係より電話連絡、受付セット（文具類）ある程度
持ってきてくださる、楽譜カバー用黒画用紙もあり、とのこと。
一部の受付さんに受け付けマニュアルをあらかじめお見せして
下さったとのこと。これ、来年以降は是非続けたい。
１０月１８日（土）当日
・お弁当追加購入３食
・受付マニュアルコピー
・ホールに入ったら、去年ステマネしてくださった小林さんに「おはよう
ございます」と言われてびっくり。なんだぁ、小林さんだとわかって
いれば、お弁当やチケットに「ステマネ氏」なんて書かずにすんだのに。
・劇場からは、挟み込みの宅急便を前日には送るな、と演奏会担当者に
言ったそうな。午前便で確実に来るかわからないし（前回は１０時半に
挟み始めているし）、第一それぞれの団体からは、前日に着くように
送ります、と電話を入れてもらっているのに、これは随分な言い方だと
その場にいた人で思わずブーイング(^^;)
・控室に部屋割りを貼り出す。今回は大２つ小２つなので、
大を女子、小を男子に振ったが、大に「鏡がひとつもない」のに
お茶係の皆様が気づき差し替えてくださった由。感謝。
・お茶は、ポットと紙コップが出ていて、緑茶、ドリップコーヒー、
ペットボトルのお茶など。今回は結構売れている。
お茶係は渡辺さん、桑野さん他女声のたくさんの方々
・雨になりそうだったので、ホール受付に行って傘袋のシステムを
聞く。つまりはホール側で玄関に用意し、残りの枚数から減った枚数を
割り出し、当団の開場から開演まで？の一定時間は当団のお客が使った
ものとして、帰途精算する、ということだった。実際、降ってしまった。
・１２時は練習中だったが、お弁当の受け取りと受付さんへの説明
のためにホワイエへでる。お弁当は届いていたので数を数え、シールを
貼る。しかし重くてひとりでは持てない！練習が終わってだれか出てきて
くれたら運ぶことにしようと思った。
・１２時４５分ごろに受付５人が揃い、説明。演奏会担当氏の立ち会いは
なかった。
・挟み込みは２件３枚とアンケート用紙の他に１件、とだんだん増えたが、
それぞれの 団からの人はこなかった（来るはずのカペラは時程が
決まらなかったのでいらっしゃれなかった）ので、受付5名が猛然と挟み始めた。
「日にちルール」とかは無視して大きさだけでがんがん挟む。
これと、５人が働きやすいような設営、分担で、開場まではきっと
目が回るようだっただろう。全部は手伝えなくて申し訳ない。
・当日券は「たくさんある」とのことだったが、受付に出てなくて、
その場にいた団員の残りチケットをかき集めて当座の足しにする。
終演までにはちゃんと届いていた模様。
・開場のかなり前に、車いすのお客様とその付き添いの方が見えて、
車いすに都合のよい席をとっておきたい、とのお申し出。ホール
正面の２枚の扉は開けた途端に階段があり、下手袖手前の入口から
入っていただく。かなり前の、左右に車いす用スペースはあるが、
そこよりも、扉を入ってすぐのほうがトイレが近く移動距離も
少ない、というのでそこをご希望になった。いったんホールを
お出になったので、予約席と書いた紙を貼っておいた。
・いつの間に練習が終わったのか、気づかずに受付でばたばたして
いたら、「お弁当が届いてない」と楽屋から渡辺さんが。ふたりの
細腕(^^;)でえっちらおっちらと楽屋まで、ほとんどひきずっていく。
ああ申し訳ない。シール貼っておいてよかった！
・レセプションのチケットは男声を林さん、女声を竹田さん（Ｓ）
にお願いした。
・女声の貴重品はなかちが仕切ってくれた。
・着替えていると、開場直後の受付から、「おつり銭パックが
きてない！」とお使いが。会計に用意を頼み、それはできて
いたのに、受け渡しを失念した。申し訳ない。
・チェンバロの脇田さんが助手としてお母様を連れて入らしていて、
予備のお弁当はおかあさまに。そう申し上げると「え？お弁当が
出るんですか？」あれ？後でレセプションのことになって、やはり
オケの方に、「レセプションがあるんですか？」あれれ？？
以前イナバ氏から、客演に渡す依頼状を見せていただいたことが
あり、そういうものは渡っているという前提でいたのだが、今年は
渡っていなかったということか！
・受付の皆様には、ホールの扉もお願いした。遅刻のお客様は
曲間に、というその曲間がわからない、というので、ステマネ氏に
相談したが、確かに曲を知っているひとはその場にいないわけだ。
結局皆さんで様子をみながら適宜上手に誘導してくれて、ステージで
びっくり！ということはなかった。ありがたい。
・大井さんの独唱とパウゼを利用して、裏から出て受付に回ってみた。
看板は階段下に移動していた。受付は整然と運営されていた。
釣り銭パックの件であやまったら、一瞬私が誰だかわからなかった由。
総務の顔とアルトの顔はかなり違うらしい(^^;)。
・オケの方々は、演奏会後にすでに仕事を入れてしまっていて、
レセプションには出られなかった。がっくりぃ。
・動員数は例年の４／５と大幅減。プログラムが２５０しか
作ってなかった、というから不幸中の幸いだが、普段の250前後
という動員数は団員の個人的つながりだけではなかったという
ことがハッキリわかったように思う。組織的な挟み込みと
インターネット上の宣伝は、アンケートにでないけれど
５０人に繋がるものだったということだ。
(2003.10.20.現在）